Persönlich, per Briefpost, Einschreiben, SMS, WhatsApp oder Telefax – zur Weiterleitung von Dokumenten und Erklärungen nutzen Vermittler verschiedene Wege. Doch nicht jeder Weg führt zum Ziel. Manchmal bleibt die Rechtssicherheit auf der Strecke. Das kann gerade bei der Beratungsdokumentation problematisch werden. Schließlich ist die beste Dokumentation wertlos, wenn der Zugang beim Kunden nicht nachgewiesen wird.
Richtig ist: Nicht jeder Geschäftsvorfall erfordert einen expliziten Zugangsnachweis. Oft reicht schon eine kurze Notiz. Doch wenn sich ein Kunde später auf eine vermeintliche Fehlberatung oder unterbliebene Nachricht berufen könnte, sollten Vermittler einen rechtssicheren Zustellweg nutzen. Auch in der Kommunikation mit Versicherern spielt der richtige Weg eine Rolle. Das betrifft insbesondere fristkritische Vorgänge und Geschäftsvorfälle, die Originaldokumente verlangen. Korrespondenz per E-Mail oder Telefax scheiden hier von vornherein aus.
Der Arbeitskreis Beratungsprozesse gibt Vermittlerinnen und Vermittlern Hilfestellung beim Thema Zustellwege. Sein Wegweiser Maklerkommunikation bewertet Datenschutz und Rechtssicherheit für insgesamt 15 Medien und Versandformen. Er steht unter diesem Link zum Download bereit. Im Dokumentencenter sind auch alle weiteren Arbeitsmaterialien zu finden. Vermittlerinnen und Vermittler, die Endkunden unmittelbar beraten, dürfen das Material kostenlos nutzen.
