Einführung zur Dokumentation

Dokumentation: So dokumentieren Sie Ihre Beratung

Letzter Check: 09.01.2024

Gut zu wissen

Dieses Dokument ist eine erste Hilfestellung für Sie, ersetzt aber Ihre Entscheidung über die im Einzelfall notwendige individuelle, also kundenspezifische, Dokumentation Ihrer Beratung nicht. Die nachstehend beschriebenen Schritte sind nicht immer klar zu trennen, sondern können ineinander übergehen.

Nach dem Gesetz und der dazu ergangenen Rechtsprechung sind im Falle einer zustande gekommenen Vermittlung die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden, die wesentlichen Ergebnisse der Beratung, Ihr sich daraus ergebender Rat (Produktgeber- und Produktempfehlung), die Gründe für Ihren Rat sowie die Entscheidung des Kunden zu dokumentieren. Diese Informationen sind dem Kunden vor dem Vertragsabschluss zu übermitteln.1 Bei der geplanten Umdeckung oder Änderung eines bereits bestehenden Versicherungsvertrags schulden Sie dem Kunden grundsätzlich einen Vergleich der Vor- und Nachteile des bestehenden Vertrags mit dem empfohlenen Neuvertrag; dieser Vergleich sollte ebenfalls dokumentiert werden.

Bei Vermittlung von Versicherungsanlageprodukten denken Sie bitte daran,

• mit dem Kunden eine Geeignetheitsbeurteilung / Kundenprofilierung durchzuführen und ihm vor dem Vertragsabschluss die sog. Geeignetheitserklärung zu übergeben
• den Kunden nach seinen Nachhaltigkeitspräferenzen zu befragen und seine Entscheidung zu doku-
  mentieren (auch die etwaige Änderung seiner Präferenz im Laufe des Beratungsgesprächs).

Kommt kein Vertragsschluss bzw. keine Vertragsanpassung zustande, oder übernimmt Ihr Kunde einen Teil Ihrer Produktempfehlungen nicht, halten wir es für sehr wichtig, dass Sie auch diese Beratung dokumentieren, einschließlich der Gründe, die beim Kunden zur (teilweisen) Ablehnung geführt haben.

Im Kunden- und Eigeninteresse kann es sinnvoll sein, über die gesetzliche Pflicht hinausgehend zu dokumentieren - zumindest intern (etwa dann, wenn der Kunde seine Wünsche während der Beratung geändert hat). Die Dokumentation sollte in leicht verständlicher Kundensprache verfasst werden. Die nachfolgenden Erläuterungen beziehen sich jeweils auf die in der Beratungsdokumentationsvorlage bezeichneten Abschnitte (siehe Word-Vorlage des Arbeitskreises; auf der Webseite im Download-Bereich).

Eine Haftung für den Inhalt, die Vollständigkeit, die Aktualität oder auch die Wirkung der Beratungsdokumen tation wird vom Arbeitskreis nicht übernommen. Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Anforderungen an eine rechtskonforme Beratung und Beratungsdokumentation durch die Rechtsprechung ist zu beachten.